Mostanra, ha ezeket a sorokat olvassa már bizonyára, ha csak érintőlegesen is, de találkozott a SmartProject névvel. Az eddigi legdinamikusabban adaptálódó vállalatirányítási rendszerrel
A név eredete azonban sok mindent takar. Többek között reflektál a projektervezési stratégiára, amely S.M.A.R.T. célok felállítását javasolja.
Mik is azok a SMART-célok?
A SMART rövidítés a következő elemekből áll:
- S – Specific Specifikus
- M – Measurable Mérhető
- A – Attainable - Elérhető
- R- Relevant - Releváns
- T – Time-Bounded – Időhöz kötött
Kezdjük is az elsővel
S - Specifikus:
Ahhoz, hogy hatékonyan mérjünk egy célt, olyan részletesen kell tudnunk mindent, annak jelleméről, amennyire ez a tervezési fázis során lehetséges. Amennyiben úgy érzi, hogy elakadt, a következő segítő kérdések mindig segíthetnek önnek a tervezésben:
Mi a fő cél és azok alcéljai, amiket muszáj teljesítenünk a sikerünk garantálása érdekében.
Kik vesznek még részt a cél elérésében?
Mi ezen résztvevők felelősségi köre?
Kinek a végső felelőssége lesz a cél?
stb.
Első ránézésre, ez egy egyszerű folyamatnak tűnhet, de ahogy mélyebbre ásunk benne körvonalazódni fog ennek a lépésnek a kulcsfontossága.
A Második elem:
M-Mérhetőség
Elérhető célok meghatározásával megkönnyítheti a folyamatai utókövetését, és pillanatok alatt képbe kerülhet a legnagyobb projekteknél is, hogy hányadán is áll egy-egy feladat teljesítése. Arról ne is beszéljönk, hogy egy megfelelően kialakított, mérhető cél mindig jobban motiválja a résztvevőit is.
Néhány kérdés, amivel ellenőrizheti a mérhetőséget:
Mennyit kell elérnem, hogy teljesüljön a célom?
Tudni fogom, ha elértem a célszámot? Ha igen, hogyan?
Tudok egy egzakt számot adni a sikerességem mérhetősége végett? Ha nem, mérhetővé tudom tenni?
Amennyiben „megajándékozza” saját magát mérhető célokkal, megkönnyíti a saját dolgát, motiválja magát és könnyebben tud fókuszált maradni.
Egy újabb kulcsfontosságú elem:
A – Elérhetőség (Achievable/Attainable)
Néhányan beleesnek abba a hibába, hogy az elérhetőséget összetévesztik a könnyebbik út választásával. Ez a magatartás azonban csak a bennünk rejlő potenciál kihasználatlanságát eredményezi. Az elérhető és KÖNNYEN-elérhető között hatalmas különbség van főleg projektmenedzsment során. Az elérhető cél állítás lényege, hogy a saját korlátainkat átszakítva, mégis a realitás talaján gondolkodva törekedjünk folyamatosan a növekedésre.
Néhány egyszerű kérdéssel ellenőrizheti, hogy elérhetőek-e céljai:
Elég realisztikusak ezek a célok?
Van benne kihívás, hogy elérjem őket?
A saját határaim feszegetem vagy tudnék még többet elérni?
Minden megfelelő nyersanyagunk (beleértve pénz) megvan hozzá, hogy elérjük őket?
Hogy fogom tudni elérni őket?
Ezzel el is értünk a 4. elemhez:
R-Relevancia
Az, hogy egy cél mérhető és elérhető kell, hogy legyen talán van annyira magától érthető, hogy projekttervezés során nem felejtik el a célállításoknál figyelembe venni őket. A relevania tényezőjén azonban rengeteg gyakorlatban megfeledkeznek a projekttervezők. Ehhez vagy tudásra, vagy tapasztaltra vagy mindkettőre szükség van, mivel ösztönösen is, amikor az ember valamibe beleölt időt nehezen veszi észre objektíven annak relevanciáját.
Ez a komponens segít Önnek, hogy az olyan dolgokkal foglalkozzon, amik tényleg számítanak. Amik tényleg a tervezett időszakban számítanak. Az, hogy a megfelelő fázisban vagyunk-e teljesítéséhez, az, hogy célunk összhangban van a többi felállított céllal. Függ-e bármelyik másik cél megvalósulásától relevanciája, ha pedig igen, akkor szükséges-e a tervezés ezen fázisában foglalkoznom vele?
Amennyiben releváns célt szeretne elérni. Minden következő kérdésre „Igen” választ kell, hogy adjon:
Most van itt az ideje és helye, hogy ezen célokat teljesítjük?
Összhangban van és támogatja a többi célomat?
Megéri a belefektetett energiát?
És végül, de nem utoljára:
T-Időhöz kötés (Time-bound)
A határidők a fogaskerekek kötötti láthatatlan olajként képzelhetőek el. Ezek segítenek a gépezet folyamatos mozgásképességének gördülékeny fenntartásában. Amennyiben tiszták az időpontok, amikorra egyes céljait elérné. Sokkal könnyebben priorizálhat. Nem csak a munkavégzésre, hanem a relevanciára is könnyebben oda tud figyelni. Ha elakadna céljai időhöz kötésében, a következő kérdések segíthetik:
Mikorra kéne befejeznem?
Mikor kéne elkezdenem?
Be fogom tudni fejezni, ha most kezdeném el?
Tudok tenni, akár ma is már érte?
Kéne tennem ma már érte?
Most, hogy megtanulta a S.M.A.R.T célokkal történő tervezés alapjait, képes lesz a SmartProjectet (vagy egyéb Ön által használt projektmenedzsment szoftvert) kihasználni mind céljai felépítése, utókövetése, elérése és ellenőrzése szempontjából. Tegye Ön is átláthatóbbá projektcéljait.
Próbálja ki 14 napos próbaverziónkat, hogy saját bőrén tapasztalja meg, hogy néhány akár triviálisnak tűnő lépés megteremtésével mennyire fel tudja gyorsítani projektjeit.